1000 правок в отчёте
У каждого руководителя регулярно возникает потребность просматривать отчёты сотрудников и указывать на ошибки, которые могут повторяться из раза в раз. Это отнимает много времени и сил.
🤯Проблемы:
👉 Ошибки. Подчинённые допускают ошибки и регулярно отправляют документы, не проверив их — в итоге вам приходится тратить время на их исправление.
👉 Объем. Сотрудники присылают огромные, 100-страничные Excel-файлы, которые требуют длительного анализа и поиска необходимых данных, вместо того чтобы выделить ключевую информацию или предоставить основные выводы.
👉 Разные метрики. Недостаток единообразия в показателях и метриках: часто разные сотрудники используют разные показатели для одной и той же темы отчёта, что затрудняет сравнение данных и требует дополнительной проверки.
Для себя мы решили эту проблему с помощью чат-бота с LLM, который проверяет и анализирует отчёты. Бот автоматически проверяет документы на соответствие вашим требованиям (правильность данных, отсутствие ошибок, корректность сумм) и возвращает их сотруднику на доработку, если что-то не так. Также он создаёт краткое саммари по ключевым критериям, что позволяет сосредоточиться на главных выводах и сэкономить время.
Но каждый руководитель может попробовать сделать следующее, чтобы прикоснуться к инструменту (на основе доступных решений):
👉 Составьте перечень отчётов, которые регулярно поступают к вам на проверку.
👉 Определите практические критерии проверки, которые часто становятся источниками ошибок: корректность расчётов (например, соответствие сумм этапов общей сумме), отсутствие дублирующих данных, актуальность информации (соответствие данных текущему периоду), наличие всех необходимых разделов и показателей, соблюдение единого формата оформления (шрифты, заголовки, структуры таблиц), отсутствие грамматических и стилистических ошибок.
👉 Загрузите первый и второй пункт в GPT и попросите создать чёткую инструкцию для проверки отчётов с помощью нейросети. Это позволит получить конкретный набор правил и требований, которые ваш будущий ассистент сможет использовать для проверки отчётов.
👉 Создайте GPTs-ассистента – это как чат GPT, но с заранее настроенными условиями обработки информации. Загрузите в него полученные инструкции, чтобы он мог оценивать документы по вашим критериям. Такой ассистент сможет автоматически обрабатывать и проверять отчёты на соответствие вашим требованиям.
👉 Предоставьте сотрудникам доступ к GPTs-ассистенту, объясните, как им пользоваться, и внедрите его в рабочий процесс, чтобы оптимизировать проверку отчётов и сократить количество ошибок.
Этот подход не только поможет вам внедрить технологии в свою работу, но и даст возможность быстрее и эффективнее обрабатывать информацию. Конечно, для корпоративного использования лучше адаптировать LLM с учётом безопасности, ролей и внутрикорпоративного интерфейса, но это отличный первый шаг к вашей цифровизации." А для тех кто хочет оценить себя как руководителя, мы разработали специальный AI инстумент для оценки. Нажмите «Начать» и получите оценку своих компетенций.👇