Десять советов при подготовке дорогих ивентов
В прошлую пятницу вместе с командой организовали закрытый ивент для «белых» хакеров и участников сообщества мощный с докладами, подарками, всякими активностями и афтепати. Хочу поделиться опытом того, что нужно учитывать комьюнити-менеджеру при подготовке и проведении событий с высоким чеком (и не только):
▫️Оставляйте себе время на ивенте для того, чтобы общаться с людьми и дружить с ними
В пылу ивента легко уйти в операционку и следить за всем вокруг, но не за людьми. А на ивенте часто вы — единственный человек, который отвечает за настроение и вовлеченность людей. Легко упустить важные эмоциональные моменты или не уделить достаточно внимания всем участникам, что отразится на удовлетворении от ивента.
▫️Следите, чтобы участники общались
Не забывайте, что вы работаете с сообществами и социальными связями участников. Поэтому ловите одиноких и скучающих участников, вовлекайте с собой во всякие активности или присоединяйте к кругу бесед.
▫️Оставайтесь до конца
Выспитесь перед ивентом и не берите на себя ничего тяжелого, чтобы остаться до закрытия площадки. Именно в конце происходит самое интересное, чем запоминаются события участникам. И вы можете непосредственно влиять на этот опыт, плюс у вас уже под конец меньше операционных задач, когда все активности завершены.
▫️Выдавайте подарки в конце
Как правило, на ивент люди приходят развлекаться, двигаться, общаться, потому подарки могут им мешать. Если они не помещаются в рюкзак или обычный легкий пакет, лучше организовать выдачу подарков при уходе с события. К тому же, если выдать подарки рано, то люди вместо концентрации на нужных частях: докладе, активностях, общении, будут рассматривать подарки и делиться впечатлениями о них.
▫️Простройте путь участника на ивенте
Этот простой план поможет вам стратегически распределять активности и понимать, что, где и как должны делать участники. Так легче будет определить, куда лучше направить людей, с какой активности забирать и где стоит укрепить вовлечение.
▫️Не перенасыщайте программу
Нередко люди приходят на события не столько за пользой, сколько просто пообщаться и весело провести время со знакомыми людьми или погрузиться в сообщество. Не мешайте людям общаться, вовлекая в чрезмерное количество активностей. Понять, что и как должно проходить можно с помощью плана из предыдущего пункта. На мой взгляд, двух-трёх ресурснозатратных активностей за глаза хватит, лучше сконцентрироваться на двух. В такие активности входят вещи, которые требуют тщательной подготовки и один-три часа для проведения, типа бирпонга, квиза, турниров и т.д. Караоке, посиделки с кальянами и т.д. сюда не входят.
▫️Учитывайте две стороны обратной связи
Первая сторона возникает, когда собираете связь сразу после ивента. Люди еще полны приятных впечатлений, потому какие-то недостатки нивелируются эмоциональным возбуждением. При таком типе обратной связи люди склонны давать более положительную связь, чем на самом деле. Или же какие-то негативные стороны более ярко подсвечиваются, чем было на самом деле.
Вторая сторона — дать впечатлениям настояться и спросить через три-пять дней. Здесь эмоции уже прошли, потому больше места для обсуждения зон развития. Из минусов — меньше людей пройдут опрос, потому что для части из них ивент потерял уже некую важность, а также полнота обратной связи может страдать.
Что выбирать вам? Решайте сами, может в отдельном посте расскажу о своих выборах)
▫️Поймите, чем занять участников, которые придут раньше
У вас могут прийти люди за полчаса до начала регистрации на событие. Так что лучше заранее поставить человеку на стойку для регистрации и понять, куда направить человека и чем его занять до того, как подойдет народ. Хорошо, если приходят вдвоем. Если человек один — он весь ваш, комьюнити-менеджеры, надо его чем-то занять)
Два последних совета переместил в комменты, не уместились в пост 😺
Удачи на ивентах, комьюнити-менеджеры 💃
ÜberCommunity — полезное о работе с сообществами