Почему нужно заниматься аналитикой складского учета❓
Мы уже говорили про крутые отчеты, про расширенную оборотно-сальдовую ведомость, про отчеты об остатках на складах, про отчеты об изменении себестоимости, отчеты о закупках.
Но главная аналитика, которая позволяет нам с уверенностью сказать, что происходит у нас в складском учете - это инвентаризация.
И без правильно проведенной инвентаризации, и без еще проанализированной после этого итогов инвентаризации, соответственно, ничего хорошего не будет.
Здесь мы часто сталкиваемся на аудитах с тем, что
проводится лишь частичная инвентаризация, то есть сотрудники у нас считают то, что захотели посчитать или то, что увидели, но не считают абсолютно все.
Соответственно, сразу же итоги инвентаризации размываются, и мы говорим о том, что они становятся фактически неверными и даже фиктивными. Поэтому инвентаризацию нужно проводить абсолютно на все, что у тебя приходило и расходовалось за период инвентаризации, например, за прошлый месяц или с прошлой инвентаризацией по эту инвентаризацию.
Даже если этого уже не осталось, указываем цифру 0 в инвентаризации - это нам позволит понять, какие у нас реально есть излишки, какие есть недостачи. Далее, правильно анализируя данные инвентаризации, мы можем с уверенностью сказать по итогам излишков и недостач, есть ли у нас перезатарка, есть ли у нас, например, перерасход.
Соответственно, здесь мы видим, точно ли правильно у нас составлены ТТК, работают ли они, сходятся ли они с реальностью.
После инвентаризации нужно проверять и анализировать абсолютно весь документооборот, где мы проверяем по отчетам все, что у нас происходило с прошлой инвентаризации по эту. Мы проверяем, в том числе, и закуп, да, приходные накладные, но по отчету об изменении себестоимости или отчету по закупкам.
Соответственно, далее проверяем все акты списания, точно ли у нас сидят на нужных счетах расходов.
Исходя из плана счетов, какой счет списания указывается в самом акте списания.
Смотрим, не выбивается ли у нас это из плана, например, по еде сотрудников. Если у нас есть план, на какую сумму в месяц у нас сотрудники могут поесть, не выбились ли мы из этого плана. Если у нас есть план по блогерам, которые у нас бесплатно едят, тут же мы по нужным счетам можем определить, на какую сумму они поели. Если у нас там есть план или нужно проконтролировать, на какую сумму едят владельцы по актам списания, соответственно, тоже по этому счету мы определяем. Здесь главная штука, про которую наши эксперты тоже часто говорят, что главное, чтобы у тебя не было акта списания на счет «прочие расходы». Это значит, что у тебя ни бухгалтер, ни повара не разбирались, на что списать и просто списали.
Поэтому, обязательно, нужно учитывать каждый акт списания на нужный счет, чтобы в конце месяца не появлялись вопросы.
Если у вас делаются акты разбора, проверяются и акты разбора тоже. Если делаются перемещения, то проверяются и они. Если делаются переработки, проверяются и они.
После всех этих манипуляций мы можем уже с точностью сказать, что все документы мы проверили, в приходах у нас все хорошо. Все эти акты списания у нас заведены.
Мы переходим уже к проверке, непосредственно, излишков и недостач по инвентаризации, которые у нас там вышли. И здесь бы, в идеале, конечно, подключить нашу любимую табличку «Автоинвент», которая тебе покажет расхождения, исходя из выручки, в норме или нет, потому что норма считается до 5%, излишки или недостачи, исходя из продаж. Соответственно, здесь тебе табличка сразу же это все подскажет.
Потому что может быть такое, что, например, у тебя суши-бар, и рыба, скажем, лосось расходуется за месяц 400 килограмм, и его не хватает 10 килограмм. По сумме эти 10 килограмм - будет достаточно внушительно. Сумму нужно бы проверить.
