- Добавляйте пояснения к сложным расчётам: Используйте примечания для объяснения ключевых расчётов, указывайте источники данных и важные предположения.
- Выбирайте удобный шрифт: Применяйте хорошо читаемые шрифты, которые есть “из коробки” и на Windows и на MacOS. Например, Arial или Verdana.
- Попросите коллег дать фидбек: Перед отправкой особо важных файлов покажите коллегам, чтобы собрать обратную связь и выявить возможные ошибки. Знаю, звучит банально, но работает 100%.
- Группировка строк: В дейтсвительно больших таблицах применяйте функцию группировки для сворачивания длинных списков, делая таблицу более компактной.
- Выравнивайте текст в ячейках: При оформлении таблицы придерживайтесь следующего принципа: числовые данные (суммы, проценты, даты) выравнивайте по правому краю для удобного сравнения и суммирования, текстовую информацию (названия, комментарии) — по левому краю для лучшей читаемости, а заголовки колонок центрируйте для создания визуального баланса. Не забывайте про настройки переполнения текста в ячейке и выравнивание текста по вертикали.
- Изучите полезные инструменты: Я крайне вам рекомендую изучить такие инструменты (есть и в Google Sheets и в Excel) – сводные таблицы, условное форматирование, регулярные выражения, sparklines, плагины для работы с GPT.
- Ведите журнал изменений: если это какая-то постоянно обновляемая и\или использующаяся таблица, то заведите правило всем участникам фиксировать важные обновления на специальной вкладке, чтобы отслеживать историю правок и версий.
- Не покупайте шаблоны: не тратьте деньги на покупку шаблонов. Таблица должна натягиваться на вашу идею, а не ваша идея на таблицу. Это деньги на ветер.
Что почитать по теме
- The Visual Display of Quantitative Information (эту я считаю ТОП1)
- Excel 2019 Bible
- Information Dashboard Design: The Effective Visual Communication of Data
- Storytelling with Data: A Data Visualization Guide for Business Professionals
- The Big Book of Dashboards: Visualizing Your Data Using Real-World Business Scenarios, Steve Wexler, Jeffrey Shaffer и Andy Cotgreave
P. S. Первый электронный редактор таблицы вышел в 1979 для Apple II, назывался VisiCalc. Первая версия Microsoft Excel была выпущена в 1985