1. Jangan guna emel pejabat untuk tujuan peribadi dan juga sebaliknya. Sebab nama syarikat tertera sekali. Jangan burukkan nama organisasi hanya kerana tindakan peribadi.
2. Gunakan tajuk yang relevan dengan isi kandungan emel. Jika cerita bab projek, then letak dengan jelas ‘Projek ABC’ atau ‘Update Projek ABC’.
3. Isi kandungan mestilah straight-forward dan segala bahasa puitis tidak diperlukan di dalam emel. Ini bukan novel ya.
4. Gunakan saja default font yang ada di emel itu kerana font yang berekor atau font yang sangat 'unik' sehingga susah dibaca tidak sesuai untuk urusan kerja. Kalau nak buat design, gunalah jenis font yang mudah baca.
5. Letakkan nama orang yang dituju supaya individu berkenaan boleh fokus dengan emel yang diberikan. Jika ini bersifat urusan berkumpulan, nyatakan dengan jelas nama atau kumpulan yang terlibat.
6. Elak guna perkataan media sosial di dalam emel seperti perkataan tercyduk, lulz, pergh, fuhh, bomboclaat, sis, ootd dan sebagainya.
7. Pastikan ada signature, kalau nak mudah, setkan terus signature pada setting. komputer kena on setting signature, dalam phone pun kena on setting.
8. Faham betul-betul item yang ada di emel tu. To - untuk siapa emel ditujukan. Cc - carbon copy, untuk makluman orang, siapa emel itu diberikan, BCC - blind carbon copy, untuk makluman, tapi orang lain tak perlu tahu yang orang tu maklum.
9. Elak huruf besar semua. INI TANDA MENJERIT.
10. Jika terlalu banyak balas membalas melalui emel, digalakkan untuk buat phone call dan bincang, atau buat mesyuarat. Kemudian, rumusan perbincangan diletakkan semula di dalam emel.
Korang masih guna emel lagi tak untuk urusan kerja? Walaupun sekarang kita kerap guna whatsapp, pastikan emel juga dokumen yang ada, sebab emel lebih lama bertahan, dan boleh dicari semula selepas bertahun-tahun.
#executivegrowth
#asnawiyusof
#training