🇯🇵 Автоматизации: вариативностьПродолжаю свой рассказ о новых функциях в Notion. Сегодня поговорим о вариативности в автоматизациях. Включая кнопки, ведь их эти изменения тоже коснулись.
Кнопки практически полностью повторяют настройки автоматизаций, за исключением того, что действия выполняются по факту нажатия, а не по факту наступления какого-либо события. При этом кнопки доступны на бесплатном тарифе, а автоматизации – только начиная с тарифа Plus. Этот пассаж здесь вот к чему: даже находясь на бесплатном тарифе, вы можете протестировать новые возможности и значительно прокачать рабочие процессы в рамках ваших систем.Когда я говорю о вариативности, то имею в виду характер данных, вводимых/редактируемых с помощью автоматизаций. Если раньше нам была доступна только статика (фиксированный текст, фиксированный набор тегов и рилейшенов), то теперь автоматизации предоставили нам столько гибкости, сколько нужно. И произошло это за счёт внедрения
Mentions (упоминаний) и
Formulas (формул).
УпоминанияЗдесь всё довольно просто и привычно: в текстовые поля теперь можно добавлять стандартные упоминания, которых так не хватало прежде.
Поставьте курсор в текстовое поле и введите «собачку» (
@) – откроется всплывающее окно, в котором вы сможете выбрать нужный вариант:
⭕️Time triggered – дата и время срабатывания;
⭕️Date triggered – время срабатывания;
⭕️Whoever clicked – смельчак, нажавший на кнопку.
С помощью упоминаний также можно сослаться на конкретную дату, конкретного человека, конкретную страницу.
ФормулыА вот формулы в автоматизациях – это нечто совершенно новое. Работают они почти так же, как стандартные формулы в базах данных за одним исключением.
Значение в свойстве базы данных
Formula – всегда переменное. Например, у нас есть такая формула:
"Вниманию " + prop("Ответственный")Если изменится значение в свойстве «Ответственный», то изменится значение и в свойстве
Formula.
Но если мы используем похожую формулу в автоматизации, то она сгенерирует текст (например, по факту нажатия кнопки), который впоследствии можно будет изменить только вручную.
"Вниманию " + Whoever clicked
Так что предлагаю вам
воспринимать формулы в автоматизациях как шаблоны для генерации содержимого ячеек.
Чуть не забыла: чтобы ввести формулу, нажмите на значок суммы (
Σ) в правой части поля ввода.
В рамках формул в автоматизациях доступны разнообразные операторы и функции, но, как мне кажется, наибольшую ценность представляют собой операторы if/ifs, ведь они позволяют заполнять поля с использованием условной логики.
Задача. У вас есть сотрудники, каждому из которых назначен свой коэффициент-надбавка. Нужно, чтобы коэффициент автоматически прописывался в базе, когда сотрудник берет задачу в работу.
Решение. Вы добавляете в базу данных кнопку, которая проставляет дату, сотрудника, а также генерирует коэффициент с помощью вот такой простенькой формулы:
let(
person, Whoever clicked,
ifs(
person.contains("Константин"), 1.1,
person.contains("Алекс"), 1.3,
person.contains("Мария"), 1.5,
1
)
)
Это очень практичное решение: когда коэффициенты поменяются, вам достаточно будет заменить цифры в настройках автоматизации. При этом все ранее применённые коэффициенты (и, соответственно, расчёты на их основе) останутся на своих местах – дополнительная база с коэффициентами теперь не нужна.
Я привела всего лишь один пример применения формул в автоматизациях. Не сомневаюсь, что у вас в голове уже крутится масса своих сценариев того, как оптимизировать работу баз данных с использованием новых возможностей. Не стесняйтесь, рассказывайте о них в чате. Ну и не забывайте, что в вашем распоряжении подробный справочник по синтаксису Notion Formula.В следующем посте обсудим новые действия в автоматизациях.
#notion #ноушен
