КЛУБ АССИСТЕНТОВ

АНАЛОГИ СЕРВИСОВ ДЛЯ РАБОТЫ

Не все еще смогли найти альтернативы популярным сервисам, поэтому делюсь списком того, что найдено мной и коллегами.

— Аналоги Trello:

1. Mogu.so
2. Week
3. Kaiten
4. YouGile

— Аналоги Notion

1. Yonote
2. Teamly

— Аналог Miro

1. Holst

Holst хорошая альтернатива еще и по причине, отсутствия ограничений на количество досок, а платная версия значительно дешевле, чем miro

Этот сервис открытие для меня, Miro не люблю всем сердцем, слишком запутанно у них все

— Хорошей альтернативы Zoom пока не нашлось, google-meet и Яндекс Телемост еще не вышли на его уровень

Поэтому я использую Zoom и дальше, оплачиваю его через бот @paymentserv_bot уже второй год.

Если честно, эти сервисы мне нравятся даже больше, чем иностранные сервисы по очень простым причинам:

— Легкий функционал
— Все на русском языке 😁
— Комфортные цены на платных тарифах
— Можно оплатить российской картой

Делитесь в комментариях, какие вы нашли альтернативы, соберем максимум сервисов 🙌

Почему ассистенты увольняются?

Под прошлым постом мы собрали более 100 комментариев, благодарю вас за ваш опыт и за то, что поделились

Топ 3 причины:

— Несоблюдение договоренностей по зарплате
— Перегрузка работой и выгорание
— Психологический прессинг

Более подробно каждый из этих пунктов прокомментировала в видео:

🔺 Смотреть на YouTube: https://youtu.be/B3vY0RaZiH8
🔹 Смотреть в ВК: https://vk.com/video-178385122_456239220

Подписывайтесь так же на Youtube и ВК, чтобы первыми узнавать о новых видео!)

Коллеги, нужна ваша помощь!

Готовлю новое видео, хочу разобрать тему «Почему ассистенты увольняются?»

💭Поделитесь пожалуйста в комментариях, из-за каких ситуаций, вы увольнялись с проекта, работая ассистентом?

Каждый день я провожу собеседования и встречаюсь с клиентами.

🗓В целом, мой календарь — это сплошное расписание зумов.

И не всегда зумы проходят гладко.

Однажды, на собеседовании, моя собака устроила настоящую драку с котом, и я не могла отправить его в другую комнату.
Пришлось взять собаку на руки и продолжать собеседование с ней на руках (фото прилагается).

Знали бы вы, как мне было неловко!

А в другой раз я вела встречу с клиентом и случайно опрокинула чашку кофе на компьютер и на себя.

Пришлось экстренно бежать переодеваться, вытирать кофе и продолжать встречу с планшета 😂.

К счастью, это был пятничный вечер, и компьютер в сервисе спасли. Правда, все выходные я переживала: "Покупать ли мне в понедельник новый компьютер или этот всё-таки починят?"

📌Главное правило — никогда не ставь стакан с жидкостью рядом с компьютером!

💬Вот такие приключения. Поделитесь в комментариях, какие у вас случались казусы на встречах или не только!

Поднимем друг другу настроение в этот прекрасный день 😁!

Что должен уметь ассистент?

5 навыков и инструментов, которые точно понадобятся в работе ассистента 🫶

Новое видео на площадках

🔹Смотреть в ВК: https://vk.com/video-178385122_456239214

🔺Смотреть на YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=Cxko5nl6x20

Приятного просмотра 🫶

Как отменить собеседование на которое не хочется идти?

Рейтинг причин с отменами:
- Стоматолог
- Отключили электричество
- Затопило квартиру
- Внезапная поездка загород, где не работает интернет

Вжух и встреча отменяется 🪄

Каждый раз когда кандидат пишет нам, что у него форс-мажор или стоматолог с острой зубной болью (даже если договорились час назад), начинается игра в верю не верю 😁

Есть мысль, что где-то есть стоматолог у которого все наши кандидаты с острой зубной болью 😄

Вопрос к вам, уважаемые коллеги, бывало ли у вас что приходилось отменять/переносить собеседования?

Если да, расскажите почему 💭

"Зачем нужен таск-менеджер, если задачи и так ставятся в чате?"

Давайте разбираться и правда зачем?)

В начале своей работы я так и делала, задачи поступают просто в чате, я записываю их себе в блокнотик и все хорошо.

Пока не случилились они:

- Задачи которые длятся несколько недель или месяц с большим количеством вводных данных и подзадач
- Задачи которые только что упали
- Задачи на будущее с контекстом "Запиши, чтобы не забыть"
- Задачи на контроль, чтобы руководитель их сделал

И так в общей сумме количество задач 30-40 штук единовременно.

Мой блокнотик в шоке, я вместе с ним. 🤯
В чате полная неразбериха, где что и куда, эта заметка от какой задачи? А у этого какой дедлайн?

Итого: полный срач в задачах и непонимание за что взяться сегодня.

Столкнувшись с этими обстоятельствами, я таки завела нам с руководителем Трелло, нет скорее завела его для себя, ведь это моя отвественность держать задачи в порядке.

И на наших планерках я просто открывала таск и показывала, что у нас происходит.

Блокнотик я больше не открывала и не открываю уже лет 5.😁

Энергии в таком бардаке тратится очень много и это совсем не помогает освобождать время руководителя, потому что если я не контролирую ситуацию, то руководитель начинает контролировать меня вместе с ситуацией.

Таск-менеджер нужен прежде всего для ассистента - это часть его профессиональных инструментов, и да руководитель в этот таск и заходить не будет, уж тем более записывать вам там задачки.

Записывать задачки и сохранять прозрачность - это задачка ассистента.

Трелло в России не работает, поэтому альтернативы:
- You Gile
- Mogu.so
- Tick-Tick
- Kaiten (я работаю в нем)

📍Итого:
Таск-менеджер нужен, если у вас идет интенсивная и активная работа и большой поток задач, врятли таск-пригодится, если стабильно в день у вас 1 задача, которая закрывается в этот же день.

АССИСТЕНТ БЕЗ ОПЫТА

— Что делать, если хочется быть ассистентом, а опыта нет?
— Стоит ли нанимать на работу ассистента без опыта?

🔹Смотреть в ВК: https://vk.com/video-178385122_456239207
🔺Смотреть на YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=7hhWEyWO6qQ

Приятного просмотра 🫶

Искусство писать отчеты

По тому, как ассистент пишет отчет на тестовой неделе с заказчиком, я могу предсказать их совместное будущее 😁

Но сначала, зачем нужны отчеты?

Руководитель дает задачу, вы ее сделали — супер, об этом нужно сообщить, а не ждать, пока он сам спросит.

И да, статуса «готово» в таске недостаточно.

Отчет помогает оценить проделанную работу за день и убедиться, что никакие задачи не забыты и всё остается в фокусе у ассистента (так мы снимаем тревожность руководителя).

Это также дополнительный повод напомнить, что от руководителя ждут ответа на вопрос или согласования.

Правила здесь простые:

— Задача не выполнена? Опиши, почему и что ты будешь делать дальше.
— Ждешь согласования документа, чтобы продвинуться дальше? Отлично, сразу к отчету прикрепи ссылку на документ (это увеличивает шанс на согласование примерно на 50%).
— Задача выполнена? Отлично, прикрепи к отчету ссылку на нее.

Важно всегда и по любому вопросу прикладывать руководителю ссылку или указывать, где можно посмотреть.

Руководители тоже не телепаты 😁

Ежедневные отчеты с итогами работы — это спокойный руководитель и меньше выпитой валерьянки ассистентом.

К тому же, работа будет двигаться быстрее и оперативнее.

Отчеты можно делать, даже если руководитель не просит об этом. Это тоже к вопросу об ассистентском чутье.

В картиночках выше примеры хороших и плохого отчета 👆

Если соберем здесь 100 реакций, я еще напишу пост о том, как правильно задавать вопросы 🔥

Notion уходит из России, такие новости сегодня к нам пришли

Да, для многих это трагедия, у большинства скоплены в Notion большое количество данных

А кто-то так его и не освоил и сейчас с облегчением вздохнул 😂

Ну мы как обычно не отчаиваемся и переходим на наши родненькие аналоги: https://yonote.ru/ (из приятного в сервисе все на русском языке, не надо ломать голову с мыслями «куда тут жмать»)

В этой ситуации 3 варианта развития событий:

1. Как и новость с Miro, через пару дней напишут что передумали уходить

2. Как и новость с Trello, вроде ушли, но у кого-то сервис спокойно работает (просто регистрируются теперь через почту gmail)

3. Сервис реально уйдет и закроет доступ к аккаунтам

Лучше конечно подстраховаться и сделать перенос данных, дабы не проснуться один день и не обнаружить, что сервис исчез 🥲

Всем дзен 🧘‍♀️👀