💡6 причин, чому ваші робочі зустрічі неефективні, та як це змінити
#поради
Що не так із багатьма нарадами, розбираються експертки Lviv HR Solutions:
1) Проблема: відсутність підготовки до зустрічі.
✔️Рішення:
▪️чітко визначте мету зустрічі, і, можливо, вона стане повідомленням або дзвінком ще до свого старту;
▪️виберіть формат зустрічі, який допоможе втілити мету, і запросіть саме тих учасників, які сприятимуть її досягненню;
▪️додайте мету зустрічі та всі деталі в опис запрошення (включно з матеріалами, які варто переглянути завчасно).
2) Проблема: не зрозуміло, чого зібралися, або всі зрозуміли мету по-різному.
✔️Рішення:
▪️повторно окресліть мету на старті зустрічі та переконайтеся, що вона релевантна учасникам;
▪️озвучте адженду й попросіть її доповнити та пріоритезувати питання, які точно треба розглянути за відведений час;
▪️дозвольте учасникам, які поспішають і не є обов’язковими на зустрічі, поділитися думками й залишити нараду, щоб залишилися ті, хто дійсно впливає на досягнення мети.
3) Проблема: немає модератора та чітко розподілених ролей.
✔️Рішення:
▪️нехай той, хто організовує зустріч, бере на себе роль модератора й відповідальність за досягнення мети та загальний хід подій, якщо інше не було обговорено;
▪️окресліть ролі учасників та синхронізуйте очікування (наприклад, якщо ви модеруєте, то попросіть когось із колег нотувати);
▪️якщо зустріч звертає не туди та втрачається нитка обговорення, візьміть ініціативу у свої руки й промодеруйте, якщо вам не імпонує те, що відбувається.
4) Проблема: не зафіксовано результат зустрічі та план дій.
✔️Рішення:
▪️підбийте підсумки зустрічі, повторіть мету та фіналізуйте для всіх, чи обговорення мало результат;
▪️нотуйте обговорення, ключові завдання, терміни й відповідальних;
▪️надішліть фолоу ап зустрічі всім учасникам, додайте завдання до Jira, Notion чи інших таск-менеджерів.
5) Проблема: брак уваги до потреб і поваги до часу учасників.
✔️Рішення:
▪️завчасно попереджайте про запізнення; ▪️уточнюйте, чи готові учасники залишитися, якщо є потреба договорити; дозвольте відлучатися тим, хто поспішає, та обов’язково надішліть їм фолоу ап після зустрічі;
▪️якщо зустріч тривала, запропонуйте коротку перерву, особливо це важливо в онлайні;
▪️варто йти із зустрічі раніше, ніж вже стане незручно йти, і закінчувати зустрічі раніше, якщо ціль досягнуто.
6) Проблема: розфокусованість учасників.
✔️Рішення:
▪️на старті зустрічі проведіть короткий check in, щоб залучити всіх до обговорення, інакше сповіщення, думки про попередні зустрічі та ще багато іншого будуть вашими конкурентами за увагу колег;
▪️повертайте учасників до теми розмови, якщо бачите, що відходите від мети, але паркуйте важливі ідеї та думки, щоб не пропустити їх;
▪️транслюйте екран з нотатками, презентацією чи нотуйте на фліп чарті для того, щоб фокусувати увагу учасників в одному напрямі.
Відповідальність за ефективність зустрічі несуть і ті, хто її організовує, і ті, хто долучається.