✍️ قواعد نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی
یک ایمیل از 5 قسمت تشکیل شده است که برای جدا کردن هر بخش از بخش دیگری یک خط فاصله بین آنها جداکننده میشود. از ایمیل میتوان برای مکاتبات رسمی و یا مکاتبات غیر رسمی استفاده کرد.
🔺ایمیل رسمی(Formal Emails)
این نوع ایمیلها خیلی به نامه شباهت داشته و قوانین آن بسیار شبیه ارسال نامه است. بهتر است برای نوشتن این نوع نامهها از فونتهای رسمی نظیر Times New Roman یا Arial استفاده کرد.
1️⃣ قسمت اول Header ایمیل است که در آن آدرس گیرنده، عنوان و لیستی از فایلهای ضمیمه، قرار دارد. نکتهای که در این قسمت مهم است درست نوشتن عنوان یا Subject ایمیل است. باید دقت داشت که در عنوان فقط یک موضوع نوشته شود و آن موضوع به طور خلاصه و واضح مشخص شده باشد. بسیاری از افراد با توجه به موضوع تصمیم به اولویتبندی خواندن ایمیلهایشان میگیرند. در زیر نمونههای از موضوعات مناسب و غیر مناسب آورده شده است:
Bad Subject line:
❌ Hello
❌ Email about an important matter
❌ Quick question
❌ Seminar
Good Subject line:
✅ Technology Expense Report Q2 2013
✅ Sales meeting on April 25
✅ Security Management Seminar held by Siemens
میتوان فقط کلمه اول عنوان را با حرف بزرگ نوشت و بقیه کلمات با حروف کوچک نوشت و یا تمام کلمات غیر کلمات خرد(نظیر and) را با حرف بزرگ نوشت(روش دوم ظاهر حرفهایتر و آراستهتری دارد).
2️⃣ قسمت دوم Salutation و یا سلام ابتدایی است.
- برای نوشتن سلام ابتدایی از روش زیر استفاده کنید.
🔹 اگر مخاطب شما مشخص نیست:
🔸Dear Sir/Madam:
🔸Dear Sir or Madam:
🔸To whom it may concern:
🔹 اگر نام مخاطب مشخص است:
🔸Dear Dr. Jones,
🔸Dear Colleagues:
🔸Dear MS. Johnson: (used for married/umarried woman)
باید توجه داشت در ایمیل و نامههای رسمی در انتهای اسم دونقطه یا colon قرار میگیرد ولی میتوان از کاما هم استفاده کرد.
در نامههای نیمه رسمی اگر با مخاطب آشنایی دارید میتوان از اسم کوچک وی استفاده کرد:
🔸Dear John,
3️⃣ متن ایمیل قسمت سوم است که در ایمیلهای رسمی معمولا کوتاه است و از چند پاراگراف بیشتر نمیشود. اگر قرار است گزارش طولانی را بفرستید آن را به صورت ضمیمه ایمیل ارسال کنید.
چارچوب متن ایمیل بهتر است به شکل زیر باشد( هر کدام از بخشهای زیر میتواند یک پاراگراف یا چند جمله باشد):
▫️1- Main Idea (هدف از نوشتن ایمیل چیست)
▫️2- Supporting Detail(Date, Time, Price هر آنچه ایده اصلی را واضحتر کند)
▫️3-Action required and request(کارهایی که از مخاطب ایمیل میخواهیم انجام دهد)
مثال زیر را ببینیدکه هر 3 بخش را دارد:
_______________________________________
Dear Mr. Johnson,
I am interested in attending the course
which will be held at the Hilton Hotel
in Dubai from December 8–12, 2018.
(1- Main Idea)
This course will certainly enhance my
knowledge of the subject and help
me meet the maintenance challenges
of our department.(Supporting Detail)
Your approval would be greatly
appreciated.(Action required)
________________________________________
با توجه به شرایط میتوان از یک جمله مودبانه برای شروع متن ایمیل استفاده کرد. مثال:
Dear Dr. Jones:
Thank you for your very useful information.
4️⃣ احترام پایانی در ایمیل رسمی
با توجه به شرایط میتوان از یکی از عبارات زیر برای احترام پایانی ایمیل استفاده کرد.
- عبارات زیر بسیار مودبانه و حرفهای هستند به خصوص برای افرادی که برای اولین بار به آنها ایمیل میزنید ولی اگر از قبل کسی را میشناسید استفاده از آنها شاید زیادی رسمی به نظر برسد.
Sincerely yours,
Yours sincerely,
Sincerely,
- عبارات زیر در اکثر شرایط مناسب است(خواه رسمی خواه نیمه رسمی)
Best regards,
Regards,
- عبارت زیر در مواقعی که نویسنده میخواهد بابت چیزی که مخاطب نامه برای وی انجام داده است تشکر کند.
Thank you,
5️⃣ امضاء
امضاء یک بلوک از اطلاعات فرستنده است که معمولا یکبار توسط کاربر نرمافزار ایمیل (مثلاٌ MS Outlook) ایجاد میگردد و هر بار با یک کلیک در انتهای ایمیل گذاشته میشود. در امضاء باید نام، عنوان شغلی، نام شرکت و اطلاعات تماس قید شود. مثال:
John Smith
IT Manager
Consulting Engineers
UW Tower Box 123456
1234 Brooklyn Ave NE, S-5 Seattle, WA 98195-1234
Phone: 206-123-1234
Fax: 206-123-1234
[email protected] www.company.com
🔺ایمیل غیرسمی(Informal Emails)
این نوع ایمیلها در مکاتبات داخلی روزمره بین کارکنان یک شرکت یا تماس با دوستان کاربرد دارد. این ایمیلها معمولا شبیه زبان محاورهای نوشته میشوند به طور مثال شروع آنها میتواند با Hi با Good morning باشد.