Bullshit-free emails

“Чи можна вказувати deadlines у фолоап імейлах?” - найпопулярніше запитання про фолоапи.

Не тільки можна, а й потрібно.
Чомусь вважається, що вказати в імейлі конкретний дедлайн - це грубо та неввічливо. 🤔 Навпаки! Ви таким чином показуєте повагу до часу читача. Адже, знаючи терміни, можна планувати.

📍Хочете проявити ще більшу турботу чи сумніваєтеся, що завдання посильне за такий проміжок часу? Напишіть в кінці фолоапу:

- Does this timeline meet your expectations?
- Does this timeline fit your plan/schedule/to-do list?

Якщо я не встигаю виконати чиєсь прохання я часто пишу:

My schedule is jam-packed now, so I’ll need a few more days/hours for [request].

Але для цього потрібно знати дедлайн!

Тому, наступного разу сміливо пишемо:

- It would really help me out if you reply by Wednesday.
- Can I have a response regarding X today?
- I’d be grateful if you got to this before the meeting.

або

- Can you pls send your feedback on [request] when you have a chance this week?
- Is Tuesday by 2 pm feasible for [task]?

А не усілякі ось ці In case you've missed my previous email...

Ну, і два Email Hacks, які завжи виручають у випадку Follow-up+deadline

1. [Subject Line]

Насправді тема імейлу - це супер критий інструмент.
Все просто, щоб не писати в тексті дедлайн, пишемо його у квадратних дужках на початку теми. Наприклад,

- [Need your approval EOB] X contract.
- [Monday 10 am] Deadline for Phase 1
- [Due tomorrow] Redesign approvals for ...

2. “Threat :)” -
- If I don’t hear from you by Friday 5 pm, I’ll assume we’re good to move forward here as I’ve suggested.

От тому мені тепер усі відписують вчасно😉

Як же ж тоді писати фолоапи, що виглядав більш професійно?

1. Ще раз сформулюйте ваш запит.

Так, усе настільки просто. Ще раз напишіть ваше питання чи прохання, без пасивної агресії (як от ASAP чи Looks like you’re busy..). Без дурних припущень в стилі "може мій імейл потрапив у спам" чи “може ви пропустили мій попередній імейл”. І без даунсайзінгу типу "чи тобі вдалося подивитися мій вчорашній імейл?"

Тобто може просто взяти і скопіпейсти ваш попередній запит додавши

I'd be grateful for your input on.. на початку та

by [date] в кінці.

2. Попросіть.

Коли вам щось дійсно потрібно терміново, і це робочий момент, то абсолютно нормально прямо та ввічливо попросити

- Can you, please, reply to my last email?
- Can I have a response regarding X today?
- Can you please reply to my last email, regarding …

3. Ну і вишенька - Any updates on this?

так, писати ОК, але тільки якщо…

- фолоапимо когось, кого добре знаємо (teammate, наприклад)
- сам запит дуже чітко описаний у першому імейлі і ви форвардите той імейл
- це не щось, що супер складно чи довго зробити , бо інколи у фолоапі варто запропонувати допомогу чи пересунути дедлайн.

Я ще інколи пишу

Do/Will you have time to review/complete [the initial request] today/by the end of the week?

без прелюдій та зайвих слів , бо усі (тобто я і адресат), і так знають, що питання відкрите і action required.

❗️Завдання з🌟
як думаєте наскільки ефективний та ввічіливий такий фолоап?
Чи стали би переробляти? якщо так, то як?

Вчора спонтанно підписалася я на одну панянку після цікавого reels і через пів хвилини приходить від неї ось таке.

Ну і навіщо так було псувати про себе враження?

Як думає, які 2 основні помилки вона зробила у своєму тексті?
Ви відписуєте на такі повідомлення?

Вчора Кріс Косик у своєму каналі порадила дуже круте відео про тексти (як писати просто та влучно, воно хоч і про маркетингові тексти більше, але і для робочих імейлів працюють ті самі принципи)
https://youtu.be/TUMjnmfsPeM?si=yKZA5OSpPUqnZrbZ

Ну і сама Кріс @kriskosyk класні речі у себе на каналі пише, дуже раджу підписатися.

Найбільш challenging як виявилося 🔝

Ось акроніми, які зустрічать в імейлах та месенджерах мало не щодня.
Усі знаєте?

Ще одна абревіатура для месенджерів.
Знаєте? Використовуєте?

Ось так досі пишуть, аж не віриться🤦‍♀️
Що саме не так з цим апдейтом?

👎
Summary: We keep on working in the [X] project and doing our best to meet the deadline at the end of August. Some tasks are completed, and some are still in progress. We are facing some challenges with getting content on time, but we hope to overcome them soon.
Tasks Completed:
- Worked on the UI and the contact section
Tasks In Progress:
- Redesign.
- Testing.
Issues/Risks:
- We have a few bugs, working to fix them (you can check progress in Jira)ю
- 1 team members are on leave this week.
- There are some delays in the content approval process.
Next Steps:
- Continue with the development.
- Fix the bugs.
- Wait for content approvals.

Якщо ви пишете/читаєте стільки project status updates скільки я, то вам точно згодиться https://uppr.com.ua/downloads/details/guide_to_fine-tune_your_status_updates
Зібрала усе, що наболіло))

Ось ще одна oversued фраза, яка часто вживається не в тему.

Вона чомусь вважається універсальною, плюс "усі так пишуть", і багатьом здається, що її можна легко натягнути на будь-яке вибачення.

Але ключове тут "здається".

Звісно, нікому не подобається повідомляти погані новини, писати про факапи і затики, вибачатися, тому і тулять Sorry for the inconvenience, бо вона ж ніби пом'якшує висловлювання.
Але це і є основна проблема, бо не скрізь потрібне те пом'якшення.

Так, Sorry for the inconvenience і справді применшує проблему, але часто цього якраз і не потрібно робити.

Тому, хоча воно і дуже клішейне, але для перенесення міта більш-менш нормально сприйметься.
А от коли мова йде про критичний баг на проді, втрачені дані чи гроші, серйозну міскомунікацію, то Sorry for the inconvenience тільки піділлє масла у вогонь.

От уявіть, що ваш багаж загубили чи рейс відмінили, і ви звертаєтеся для розв'язання проблеми чи компенсації, а тут вам Sorry for the inconvenience. Як буде почуватися?

Я часто пишу:
My/our bad! I'm/We’re working to fix things and prevent it from happening again.

Як ви заміняєте Sorry for the inconvenience? Чи не заміняєте?

Разу уже почали говорити про ввічливість, то от що ще важливо розуміти.

Нові підходи до ввічливості пропонують зосереджується не лише на виборі стратегії автором, а також на потенційній інтерпретації читачем (G. Eelen, 2001; R.J. Watts, 2003).

Тобто, важливо не лише те, що ви вважаєте ввічливим, але і як це сприйме читач.

Звісно прочитати чиїсь думки ми не можемо, як і керувати ними. Але що ми можемо, так це зважати на те, як ми звучимо, і як читаються наші тексти. Ну і звісно враховувати контекст - куди ж без нього.

Пам'ятаєте минуле завдання на розбір? Автору здавалося дуже логічним та ввічливим подякувати за фолоап, а клієнта це вибісило. І зрозуміло чому - aвтор сам завтикав, і потім ще й дякує за нагадування - це 0 емпатії. А враховуючи що мова іде про клієнта, то ще й брак професіоналізму.

Те саме дуже часто виходить із похвалою.🙌

Дуже легко потрапити у паску псевдо ввічливості, коли ви намагаєтеся зробити компліментами та не враховуєте потенційного сприйняття читача та контексту.
Це ось якраз ті самі благі наміри, які точно заведуть у пекло без careful consideration.

Наприклад, написати колезі
Excellent choice of the background colors.
не доречно, якщо ви хвалите того, хто в цій сфері має вищу компетенцію. Він/вона скоріше всього не будуть раді вашій похвалі.

Також, не ок від колеги прочитати
You've made and a brilliant point today at the meeting. It was truly one-of-a-kind.
це навіть має великі шанси сприйнятися як сарказм. Якщо таке напише менеджер, то це буде зовсім інша справа.

А ось таке навіть менеджеру не годиться писати.
You did such a good job for a new-comer! I’m impressed you could handle it so fast.

Навіть якщо людина новачок в компанії чи команді - це не робить його/її меншим професіоналом і применшувати це не варто. А те, що хтось швидко увійшов в курс справ і почав показувати результати одразу, можна і краще сформулювати.

Як, до речі?

Your project proposal was good, considering how busy you are at the moment. - Теж поганий месидж, навіть від керівника. Розумієте чому?
І ще одне запитання - чому так огидно читається "Thank you for your email. Your message is important to us. We will get back to you as soon as possible."?

Завдання із зірочкою🌟про ввічливість в імйелах.

📩
Thank you for the follow-up.

We are working on the proposal for you and do our best to prepare it in the shortest notice. However, it looks like it will be ready only in three days.

Thank you for the understanding and patience.

1. Як думаєте чому цей імейл супер неввічливий? Що саме в ньому неввічливо? Назвіть мінімум 2 випадки.
2. Як його покращити?

А поки хтось виконує (чи не виконує) завдання, пропоную іншим почитати про ввічливість.

Це насправді болюча тема в англійській мові навіть для носіїв. Багатьом дуже складно триматися золотої середи й не кидатися в крайності як Chat GPT, який переборщує то з розкланюваннями, то з панібратством.

У теорії ввічливості (так, навіть така є),  яка поділяє ввічливість умовно на позитивну та негативну, позитивна ввічливість визначається як практики, що включать "friendly, positive, or supportive verbal behaviour, which considers people’s need to feel valued, including linguistic strategies and non-imposing distancing linguistic behaviours which show respect for others".

TL;DR, ключові слова тут people's needs, feel valued та show respect of others.

Якщо в це вникнути, то стає зрозуміло чому писати

1. I have to reschedule the meeting.
2. I need your approval of my MR.
3. I have to request a change of the deadline.

неввічливо.

У таких формулюваннях навіть приблизно немає people's needs і ніяке feel valued не виникає. Таке мовлення - це як мовлення малої дитини, яка каже "я хочу пити," а не "дай, будь ласка, води." Тому в бізнес спілкування воно просто не повинно бути.

І одна зі стратегій виходу з цього vicious circle інфантильних формулювань - це ось це магічне Сan/Could you/we please...

1. Сan we pls reschedule the meeting?
2. Сan you pls  approve my MR?
3. Сan we pls change of the deadline for...?