NOVA•Из хаоса в цифровую систему•Second Brain Telegram Posts

Сегодня была спикером на бизнес-интенсиве и общалась с предпринимателями на тему оцифровки бизнеса, основных элементов и инструментов, которые можно сейчас использовать для внедрения цифровых офисов в компаниях микро и малого бизнеса.

И самые частые вопросы, которые звучали не зависимо от ниши:
1️⃣«с чего начать?»
2️⃣ «в каком инструменте собирать»

Уверена, что если эти вопросы уже сформировались - это большой шаг🔥

Я советую начинать с определения ценностей, миссии и хотя бы списка процессов, которые чаще всего происходят и повторяются. А потом уже можно оценивать масштабы из каких инструментов будет состоять именно ваш офис.

А вот следующим этапом - выбор платформы/инструмента для оцифровки.

Цифровой офис это про кастомность, гибкость, фунциональность. И я очень верю, что скоро это будет must have в компании и онлай и оффлайн форматов🧡🖤

Человеку нужен ПЛАН
Жаль, что не все в этом убеждены, как я🫢😂

Раньше я бесилась и стрессовала ужасно, когда любой план шел под откос. Сейчас меня тоже бомбит, но я более гибкая и понимаю, что не все умеют жить и планировать (спасибо моему любимому проекту по Коммуникации @NadezhdaHR и профилированию себя по PCM💙).

Даже понимание того, что все разные не всегда помогает, когда из-за других ты не можешь спланировать свой рабочий график и график отдыха, что-то кому-то пообещать и выполнить это🙄

Но на мой взгляд, есть какой-то ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ уровень ответственности, когда ты часть команды и от твоей информации и скорости ее передачи зависит загрузка других людей.

Наблюдаю сейчас как у подруги в компании из-за безалаберного отношения собственника бизнеса абсолютно круглосуточная работа в чатах (хотя это офлайн в нашем часовом), но вопросы и задачи начинают сыпаться после 18 вечера🤪
А из-за ухода ключевого сотрудника у людей вообще паника и шок, потому как нет никакого порядка, планирования загрузки дальше чем на день, проектного офиса, базы знаний, регламентов, инструкций, кроме как у этого всемогущего человека в голове. И вместо того, чтобы завершить работу и передать все, человек обучает с нуля параллельно. А могли бы доступ к базе дать и все🙃

Возможно каждый 💙 человек, которому важны правила и планирование сейчас меня поймет и сталкивался с этим, да?🙄 есть у вас такое? Бесит же?

Сегодня была на бизнес-завтраке предпринимателей на тему «Стратегические сессии в компаниях».

Ключевые проблемы, запросы и мысли:
📥нужно наращивать качество и глубину команды, уровень взаимодействия членов команды между собой ➡️ создавать удобное пространство для взаимодействия, проектного планирования, базы знаний. Уходить от системы «чат с чатиками» где инфа погребена, как и не выполненные задачи.

📥постоянно люди сталкиваются с тем, что бизнес завязан на людях, а не компетенциях ➡️нужно оцифровывать знания, писать регламенты, внедрять привычку сохранять информацию, чтобы сотрудники «не уносили» ее с собой из компании, а она работала на вас и рост компании. (Прям сейчас я свидетель 2 таких случаев ухода управляющего из компании, где рухнули все процессы).

📥тренд 2025 - фокус на повышение производительности труда и сокращение издержек ➡️внедрение цифровых инструментов для оптимизации расходов, обучение в рамках компании, передача опыта между сотрудниками.

⭐️Вывод: базы знаний и корпоративные академии - то, что сейчас нужно рынку. Я занимаюсь этим несколько лет и сейчас тот момент, когда даже компании малого бизнеса поняли - ЭТО НЕОБХОДИМО!

Эта тема сейчас в зоне моих интересов и развития.

Делиться кейсами, рассказывать зачем, для кого, чему учусь, кого обучаю сама и все на тему корпоративных баз знаний, академий и их разработки буду писать чаще в канале своего агентства @nova_agency_online

Если вам это интересно, велком🤗

NOVA AGENCY ONLINE

🖤🧡🩵

😐 Когнитивная перегрузка

Слишком большой поток информации и постоянная смена деятельности ведут к перегрузке мозга.
Решения принимаются медленнее, концентрация внимания снижается, проблемы и задачи подвисают и не решаются.

С процессом выгрузки инфы из головы у меня проблем нет, но вот в другом заметила….

100500 дел одновременно, но мало результата – это одна из причин почему я решила понаблюдать и потрекать время за работой в феврале.

Когда таймер включается, то отвлечься на другую задачу, вопрос ребенка, звонок «поболтать» или видос на ютубе просто становится стремно😅 ты сразу себя ловишь на том, что засек ты сейчас совсем другое и чистота эксперимента нарушится.

Короче дисциплина налаживается там, где не ждали😜 а тема концентрации внимания меня прям заинтересовала.

Расскажите как у вас с концентрацией во время работы? 100500 дел параллельно или получается фокусироваться на одном деле?

Обзор разработанного индивидуального цифрового офиса в Notion

вопрос в комментах

⭕️Есть вариант личной работы и создания цифрового офиса под вас с инструкциями по использованию. И это может быть не обязательно Notion, а и другой сервис (Buildin, заметки айфона и др.), если он больше подходит для вас и вашего цифрового хранилища.

⭕️Есть вариант самостоятельного выстраивания офиса на групповом практикуме 💪OsNova, (2 раза в год, следующий думаю в апреле примерно).

⭕️Есть вариант начать самостоятельно с выстраивания структуры вашей жизни с МК «Как построить постоить свой цифровой мозг», тут пост об этом

⭕️ купить готовый цифровой офис в ✔️ и по инструкции начать заполнять его (скоро еще и в ℹ️ Buildin)

Готовый цифровой мозг и Офис для фрилансера тут 👉

https://olganova.online/notiontemplates

➡️ (очень личное и честное)
«Переломный» проект. Почему?
(Начало в предыдущем посте)

Кроме того, что я обучила несколько сотен людей создавать себе цифровой мозг самостоятельно, я еще несколько лет разрабатываю и внедряю цифровые пространства  не только для компаний, но и личные. И в этом направлении у меня часто случались траблы такого плана:
➡️ с расчетом времени, которое нужно заложить на работу.
➡️ используется ли офис, который мы собрали.

Чаще всего я просчитывалась во времени и разработка выходила за рамки ожидаемых мной дедлайнов и испытывала жуткое чувство вины и тревоги😏.

Более того, я работала себе в минус, из-за того, что не соблюдаю обозначенных условий, старалась дать максимально индивидуальную работу. Это чаще всего изначально не предполагалось тарифом, но не обвинять же клиента в срыве сроков обратной связи, тестировании и включенности🤪.
И я все реже брала личные офисы, не разобравшись почему так происходит.

В ноябре я взяла в работу офис Полины потому, что она выпускница моего курса «Цифровой офис в Notion», и по сути мы модифицировали вип-тармф))) я снова написала «2-3 недели при идеальном раскладе» и снова попала в ту же историю🌪️

Но оказалось, что моя проблема не в расчете времени, а в том, какую услугу я озвучиваю и какую на самом деле оказываю🤦🏻‍♀️.

Ведь разработка личного гибкого пространства это не про адаптацию шаблона под любого человека, это максимально погружение в его сферы жизни, его расписание, привычки, предпочтения и семейные конфиденциальные вопросы. И процесс тестирования и обкатки не возможен по щелчку пальцев за пару часов.

С этим проектом я наступила на те же грабли тайминга и корректной сметы, но неожиданно для себя закрыла другое - я точно знаю, что проект живет🥹!!!

Я вижу, что результат моего труда ВОСТРЕБОВАН, им пользуются, наполняют и он закрывает те потребности, которые было нужно❤️‍🔥❤️‍🔥❤️‍🔥

Да, для меня это было классным уроком, обозначать стоимость, формат, сроки своих услуг корректно, не бояться назвать бОльший срок, не обесценивая свое время и опыт, но столько удовольствия и энергии мне принесли эти осознания и сам результат проекта, что я рада, что сложились все именно так.
Он подсветил мне не только слабые, но и мои сильные стороны в работе, которые я буду иначе отражать в формулировках своих услуг😎

➡️ «Переломный» личный проект


На днях завершила работу над цифровым офисом в ✔️ для прекрасной девушки Полины.

Это была масштабная история на 2 месяца индивидуальной работы с формате разработки, внедрения и сопровождения. И этот кейс стал для меня важным и переломным этапом. Следующим постом будет рефлексия и признание, поделюсь с вами почему😎

Технически это был процесс выстраивания удобного синхронного планирования обучения на 2 разных факультетах в университете, жизни на 2 страны, материнских задач и невероятно глубокого развития 2 детей, а еще и проектного управления, блогов, саморазвития и еще много-много сфер жизни, которыми умела жонглирует хрупкая и красивая девушка 🤩

💥Girls power - тема, которая меня не перестает вдохновлять и мотивировать❤️‍🔥

И я рада, что мы смогли сделать то, что требовалось не в горящем режиме, не демо-версии или шаблонном варианте, а пошли в классную глубокую ИНДИВИДУАЛЬНУЮ работу и допилили именно то, что нужно было💫

Самый лучший результат моей работы для меня - офис, который живет, с которым взаимодействуют, который помогает облегчить жизнь, и гибко подстраивается под изменения своего владельца 🤹🏻‍♀️

Если вам нужен такой личный цифровой мир в кармане, который подстроен под вашу жизнь, занятость, привычки - you are welcome 😌

С 1 февраля я снова начала вести тайминг рабочего времени.

Зачем?
Посмотреть куда уходит время, сколько времени свободного у меня реально есть, что я могу делегировать и как освободить время для одной важной, желаемой, но вечно провисающей сферы – блоги и свои образовательные проекты. Ну видимо их даже две🙈

Эти направления всегда по остаточному принципу планируется у меня. И я все же не блогер, а практикующий эксперт, поэтому клиенты и обязательства перед ними всегда в приоритете.
Дальше уже идут все собственные обучения, разработки, тестирование гипотез и блоги.

И честно…меня это заколебало конкретно 😡
Я понимаю, что результат там, где фокус и фокус всегда НЕ на блогах. Но без выделения времени эффективности не прибавится, как не крути.

📌База моей системы эффективности строится на:
📥выгрузке задач из головы
📥планировании времени
и еще нескольких пунктах, но мы сегодня не о них.

И если с первым пунктом все понятно благодаря цифровому офису с базой задач и проектов, то с планированием времени я решила менять.

Какие действия на этапе подготовки я начала предпринимать?

1️⃣ Пересмотр календаря
Мой в iCal синхронизируется с notion и соответственно с задачами рабочими и семейными расписаниями, но нужно рабочие блоки сделать более детальными и эффективными.

2️⃣ Возвращение к трекеру времени. Раньше это был toggle track, но сейчас это настроенный трекер задач в notion. Начала фиксировать именно рабочие задачи и время на каждую из них не усложняя доп.сервисами и инструментами вне проектного офиса ✔️.

Уже на этом этапе дисциплины заметно добавляется и это только 1 рабочий день прошел😝

Буду выискивать в своем расписании дополнительные часы и делиться с вами своими наблюдениями.

Сегодня уже было чему удивляться и перестать обесценивать свою включенность в проекте.

Ставьте реакции 🌟 🔥 ❤️ , если пойму, что тема интересная для вас, буду показывать какие изменения начинаются.

💡Мы меньше прокрастинируем, когда знаем какой конкретный положительный результат получим от выполнения задачи.

Списки задач пишут многие, но не все из них эффективно работают. Почему?

1️⃣ Создаете список и не привязываясь к конкретной цели.
У меня это обязательная привязка к проекту в цифровом офисе в ✔️ или ℹ️

2️⃣ Не указываете срок выполнения.
Получается список желаний, нет импульса к действию.

3️⃣ Не указываете подробности задачи.
Краткое описание, приоритетность, ресурсы необходимые - повышают шанс выполнить задачу.

И еще один, с которым я боролась и борюсь до сих пор👀

4️⃣ Слишком длинные списки.
Это отвлекает от выбора дел, иногда пугает масштабом «проблемы» и вгоняют в стресс, сколько всего не выполнено.
Когда сажусь из головы выгружать на А4 всееее, то иногда становится страшно🤣

Составление списков дел – один из самых простых способов управления задачами.

Оцените свои на предмет этих ⬆️ ошибок и возможно ваши списки будут более эффективными и позволят вам сформировать понимание своего реального расписания, занятости и ресурсов💫

Как у вас со списками? Работают? Где ведете?