Аналитика, hard skills и тренды

Полезные функции для быстрого преобразования данных в одну строку или столбец👇🏻

▪️ Функция TOCOL() преобразует массив или диапазон ячеек в один столбец.

Работает функция так:
= пишем функцию, в скобках указываем таблицу, в конце ставим единицу для того, чтобы игнорировать пустые ячейки.
=TOCOL(A2:C6;1)

▪️Функция TOROW() преобразует массив или диапазон ячеек в одну строку.
В конце формулы ставим единицу для того, чтобы игнорировать пустые ячейки.
=TOROW(B1:F3;1)

📹Ссылка на Видеоурок здесь.

🔗Ссылка на файл в Google Таблицах здесь.

Как сказать на аналитическом: «Я устал(а), не трогайте меня» и «Почему я должен это делать?!»🤓

План-факт расходы и диаграмма-шкала (Bullet chart)📈

Сделаем Bullet chart — одну из лучших визуализаций для сравнения план-факт затрат.

◻️Выделяем таблицу, идем на вкладку «Вставка» ➡️ Гистограмма.

◻️С помощью кнопки «Изменить цвета» можем поменять цветовую гамму диаграммы.

◻️Кликаем правой кнопкой мыши на диаграмму, выбираем «Изменить тип диаграммы» ➡️ нажимаем Комбинированная ➡️ меняем настройки в выпадающих списках.

◻️Правой кнопкой мыши кликаем по диаграмме, выбираем «Формат ряда данных» ➡️ увеличиваем Боковой зазор ➡️ меняем цвет заливки для внутренних столбцов, чтобы их было видно.

◻️Выбираем линейный график, убираем галочку линии, добавляем Маркер ➡️ Встроенный маркер ➡️ Выбираем тип маркера ➡️ Указываем его размер ➡️ Устанавливаем яркий цвет заливки для маркера.

◻️Переходим к осям ➡️ правой кнопкой мыши кликаем на ось ➡️ Формат оси ➡️ вносим изменения в параметры.

📌Excel-файл с шаблоном для практики прикрепила выше.
📹 Видеоурок здесь: https://youtube.com/shorts/fD5PSGCsBNY?si=P4CLjpRQAlrhOCZ0

Как сделать динамическую кольцевую диаграмму с процентным значением в центре? ⭐️

У нас есть данные в процентах «Выполнено» и «Осталось выполнить». Оформим это визуально в виде наглядной кольцевой диаграммы.

📌Excel-файл для практики прикрепила выше.
📹 Видеоурок здесь: https://youtube.com/shorts/HL5NcG3EhOk?si=4_t7ikDuvopM04U6

Как вам такая визуализация?

Заменить все пустые ячейки в таблице и выделить их цветом✔️

Если в вашем файле есть пустые ячейки, не корректируете их вручную, рассказываю про быстрый способ.

📌Excel-файл прикреплен, можете скачать для практики.
📹 Видеоурок здесь: https://youtube.com/shorts/L5-cUShwwHU?si=QOMWioi4MFdyVtxQ

◽️Нажимаем Ctrl + А для выделения всей таблицы.
Нажимаем F5, в открывшемся окне выбираем кнопку «Выделить» -> «Пустые ячейки» -> Ок.
У нас выделились все пустые ячейки в выбранной таблице.

◽️Теперь укажем в строке формул текст, который хотим видеть во всех пустых ячейках таблицы и нажмем кнопку заливки для выделения этих ячеек цветом.
Готово!

Аналитический язык — как сказать на аналитическом: «У меня выгорание» и «Вообще-то у нас нет на это бюджета»⬆️🤓

Простая и быстрая корректировка текстовых данных 👩‍💻

С помощью функции СЖПРОБЕЛЫ (TRIM) мы уберем все лишние пробелы в ячейках.
А в сочетании с функцией ПРОПНАЧ (PROPER) зададим верный регистр.

=ПРОПНАЧ(СЖПРОБЕЛЫ(A2))

📌Excel-файл с шаблоном для практики прикрепила.
📹 Видеоурок здесь: https://youtube.com/shorts/VNVqcwQ3sVQ?si=iWqCiJ1IcEXqlGZ7

Применяйте в своих задачах😎

Найти значения в массиве данных и отметить их цветом: ВПР + условное форматирование🎨

Мы можем найти данные, подсветить их в таблице цветом и подставить их из одной таблицы в другую с помощью ВПР и условного форматирования.

◽️Начнем с условного форматирования.
На вкладке «Главная» нажимаем кнопку «Условное форматирование» -> «Правила выделения ячеек» -> «Другие правила» -> «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек».

◽️Пишем формулу для условного форматирования: =$A9=$A$2
С помощью кнопки «Формат» выбираем цвет заливки, и я задала жирный шрифт.

◽️Пишем в строке формулу ВПР.
Указываем, что ищем первую ячейку A2
Где ищем? Указываем всю таблицу, в которой ищем данные, прописываем номера столбцов, в последней строке пишем 0.
=ВПР(A2;A8:G18;{2;3;4;5;6;7};0)

Применяете в своих задачах👏

📌Excel-файл с шаблоном для практики прикрепила выше.
📹 Видеоурок здесь: https://youtube.com/shorts/JQo9l9_3eV8?si=Lh-m0n-L-RoNSUaE

⬆️Как сказать на аналитическом языке (часть 2).
Всем отличной недели! ☀️

Сегодня сделаем трекер дедлайнов и дат, который нам рассчитает количество оставшихся дней до завершения срока 🗓️

1️⃣Нам поможет формула:
=СЕГОДНЯ() минус ссылка на ячейку с датой завершения задачи.
Копируем формулу на весь столбец.

2️⃣Правой кнопкой мыши нажимаем «Формат ячеек» -> «все форматы».

3️⃣В строке тип указываем цвет и текст, который хотим видеть в ячейке, нажимаем Ок.
[Красный]#" ""дня(-ей) просрочено";[Зеленый]#" ""дня(-ей) осталось";[Желтый]#" ""Дедлайн сегодня".
Готово👏

📌Excel-файл с шаблоном для практики прикрепила.
📹 Видеоурок здесь: https://youtube.com/shorts/7DkPvNEfDRM?si=jtGliAFLlHOvlPFz

План-факт анализ наглядно📈
Визуализация отклонений 🔽

📌Excel-файл с шаблоном для практики прикрепила выше.
📹 Видеоурок здесь: https://youtube.com/shorts/hypkNoAJ40U?si=hisEByqhubfQCnNz

У нас есть данные по плановым и фактическим продажам.

◽️Сначала рассчитаем изменение в %.
Из нового значения вычитаем прошлое значение, не забываем про скобки, и делим на прошлое значение. Копируем формулу на весь столбец.

◽️Идем на вкладку «Вставка» -> «Символы» -> выбираем значок Символ.
Выбираем шрифт Arial, ищем в выпадающем списке геометрические фигуры и выбираем треугольник для визуализации отклонений вверх🔼, нажимаем кнопку «Вставить».
Также выбираем перевернутый треугольник для отклонений вниз🔽, нажимаем «Вставить». Закрываем окно.

◽️Копируем наши стрелки-треугольники Ctrl+C.
Выделяем ячейки с отклонениями, правой кнопкой мыши выбираем «Формат ячеек» -> «Все форматы» -> в строку «Тип» вставляем скопированные символы стрелок Ctrl+V.

Пишем в строке: [Синий]▲0%;[Красный]▼0%, нажимаем Ок.
Готово👏🏼

Орг.структура с фото 👩‍💻

Мне писали с вопросом, как добавить фото в Орг.чарт. Подготовила для вас урок.

📌Excel-файл с шаблоном для практики прикрепила выше.
📹 Видеоурок здесь: https://youtube.com/shorts/a4im6ANAVfk?si=mGH6PunCjECYXf8p

1️⃣Копируем данные для диаграммы Орг чарт.

2️⃣На вкладке Вставка нажимаем «Иллюстрация» -> «SmartArt».

3️⃣В открывшемся окне выбираем «Иерархия» -> «Иерархия с круглыми рисунками» -> Ок

4️⃣Удаляем весь текст, вставляем наши данные.
Для настройки иерархии нажимаем на кнопку «Понизить уровень» на вкладке «Конструктор».

5️⃣Теперь добавим фото.
Кликаем на первую картинку в нашей диаграмме. В открывшемся окне выбираем «Из файла» и открываем заранее подготовленную папку с нужными нам фото.

6️⃣Добавляем фотографии для каждого участника нашей диаграммы Орг чарт. Готово!

☝🏼Аналитический словарь. Перевожу на аналитический язык :)

И вернемся к «душному» контенту🤓

Сделаем сегодня динамическую карту для отчета в Excel.

У нас есть таблица с данными по разным странам.
📌Excel-файл для практики прикрепила выше.
📹 Видеоурок здесь: https://youtube.com/shorts/YLBVY-K51gI?si=utSjbNPoeDX547p3

◽️Выделяем нашу таблицу, идем на вкладку Вставка -> Карты -> Картограмма.
Можем удалить название и легенду и настроим формат карты.

◽️Правой кнопкой мыши нажимаем Формат ряда данных и меняем формат.

◽️Идем на вкладку Вставка -> нажимаем кнопку фигуры и добавляем фигуру прямоугольник.

◽️Правой кнопкой мыши выбираем Формат фигуры, зададим нужный нам цвет и настроим формат фигуры.

◽️Нажмем на кнопку Расположение и перенесем фигуру на задний план.

◽️С помощью кнопки Конструктор настроим финальные штрихи в оформлении нашей карты.

Наша интерактивная карта готова✔️

Жду ваши реакции, если урок для вас полезен 👍🏼

Мне тут скинули статью о том, что самыми унылыми людьми и душнилами считаются аналитики данных (и бухгалтеры).

Что думаете об этом, коллеги?

Вот мой аналитический (душниловский) ответ на это «распространенное» мнение⤵️🤓

https://youtube.com/shorts/_ZTDVnffvUw?si=B6nPyynz0NhQ8mgM

В комменты прикрепила скрин этой статьи