КЛУБ АССИСТЕНТОВ

Каждый день я провожу собеседования и встречаюсь с клиентами.

🗓В целом, мой календарь — это сплошное расписание зумов.

И не всегда зумы проходят гладко.

Однажды, на собеседовании, моя собака устроила настоящую драку с котом, и я не могла отправить его в другую комнату.
Пришлось взять собаку на руки и продолжать собеседование с ней на руках (фото прилагается).

Знали бы вы, как мне было неловко!

А в другой раз я вела встречу с клиентом и случайно опрокинула чашку кофе на компьютер и на себя.

Пришлось экстренно бежать переодеваться, вытирать кофе и продолжать встречу с планшета 😂.

К счастью, это был пятничный вечер, и компьютер в сервисе спасли. Правда, все выходные я переживала: "Покупать ли мне в понедельник новый компьютер или этот всё-таки починят?"

📌Главное правило — никогда не ставь стакан с жидкостью рядом с компьютером!

💬Вот такие приключения. Поделитесь в комментариях, какие у вас случались казусы на встречах или не только!

Поднимем друг другу настроение в этот прекрасный день 😁!

Что должен уметь ассистент?

5 навыков и инструментов, которые точно понадобятся в работе ассистента 🫶

Новое видео на площадках

🔹Смотреть в ВК: https://vk.com/video-178385122_456239214

🔺Смотреть на YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=Cxko5nl6x20

Приятного просмотра 🫶

Как отменить собеседование на которое не хочется идти?

Рейтинг причин с отменами:
- Стоматолог
- Отключили электричество
- Затопило квартиру
- Внезапная поездка загород, где не работает интернет

Вжух и встреча отменяется 🪄

Каждый раз когда кандидат пишет нам, что у него форс-мажор или стоматолог с острой зубной болью (даже если договорились час назад), начинается игра в верю не верю 😁

Есть мысль, что где-то есть стоматолог у которого все наши кандидаты с острой зубной болью 😄

Вопрос к вам, уважаемые коллеги, бывало ли у вас что приходилось отменять/переносить собеседования?

Если да, расскажите почему 💭

"Зачем нужен таск-менеджер, если задачи и так ставятся в чате?"

Давайте разбираться и правда зачем?)

В начале своей работы я так и делала, задачи поступают просто в чате, я записываю их себе в блокнотик и все хорошо.

Пока не случилились они:

- Задачи которые длятся несколько недель или месяц с большим количеством вводных данных и подзадач
- Задачи которые только что упали
- Задачи на будущее с контекстом "Запиши, чтобы не забыть"
- Задачи на контроль, чтобы руководитель их сделал

И так в общей сумме количество задач 30-40 штук единовременно.

Мой блокнотик в шоке, я вместе с ним. 🤯
В чате полная неразбериха, где что и куда, эта заметка от какой задачи? А у этого какой дедлайн?

Итого: полный срач в задачах и непонимание за что взяться сегодня.

Столкнувшись с этими обстоятельствами, я таки завела нам с руководителем Трелло, нет скорее завела его для себя, ведь это моя отвественность держать задачи в порядке.

И на наших планерках я просто открывала таск и показывала, что у нас происходит.

Блокнотик я больше не открывала и не открываю уже лет 5.😁

Энергии в таком бардаке тратится очень много и это совсем не помогает освобождать время руководителя, потому что если я не контролирую ситуацию, то руководитель начинает контролировать меня вместе с ситуацией.

Таск-менеджер нужен прежде всего для ассистента - это часть его профессиональных инструментов, и да руководитель в этот таск и заходить не будет, уж тем более записывать вам там задачки.

Записывать задачки и сохранять прозрачность - это задачка ассистента.

Трелло в России не работает, поэтому альтернативы:
- You Gile
- Mogu.so
- Tick-Tick
- Kaiten (я работаю в нем)

📍Итого:
Таск-менеджер нужен, если у вас идет интенсивная и активная работа и большой поток задач, врятли таск-пригодится, если стабильно в день у вас 1 задача, которая закрывается в этот же день.

АССИСТЕНТ БЕЗ ОПЫТА

— Что делать, если хочется быть ассистентом, а опыта нет?
— Стоит ли нанимать на работу ассистента без опыта?

🔹Смотреть в ВК: https://vk.com/video-178385122_456239207
🔺Смотреть на YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=7hhWEyWO6qQ

Приятного просмотра 🫶

Искусство писать отчеты

По тому, как ассистент пишет отчет на тестовой неделе с заказчиком, я могу предсказать их совместное будущее 😁

Но сначала, зачем нужны отчеты?

Руководитель дает задачу, вы ее сделали — супер, об этом нужно сообщить, а не ждать, пока он сам спросит.

И да, статуса «готово» в таске недостаточно.

Отчет помогает оценить проделанную работу за день и убедиться, что никакие задачи не забыты и всё остается в фокусе у ассистента (так мы снимаем тревожность руководителя).

Это также дополнительный повод напомнить, что от руководителя ждут ответа на вопрос или согласования.

Правила здесь простые:

— Задача не выполнена? Опиши, почему и что ты будешь делать дальше.
— Ждешь согласования документа, чтобы продвинуться дальше? Отлично, сразу к отчету прикрепи ссылку на документ (это увеличивает шанс на согласование примерно на 50%).
— Задача выполнена? Отлично, прикрепи к отчету ссылку на нее.

Важно всегда и по любому вопросу прикладывать руководителю ссылку или указывать, где можно посмотреть.

Руководители тоже не телепаты 😁

Ежедневные отчеты с итогами работы — это спокойный руководитель и меньше выпитой валерьянки ассистентом.

К тому же, работа будет двигаться быстрее и оперативнее.

Отчеты можно делать, даже если руководитель не просит об этом. Это тоже к вопросу об ассистентском чутье.

В картиночках выше примеры хороших и плохого отчета 👆

Если соберем здесь 100 реакций, я еще напишу пост о том, как правильно задавать вопросы 🔥

Notion уходит из России, такие новости сегодня к нам пришли

Да, для многих это трагедия, у большинства скоплены в Notion большое количество данных

А кто-то так его и не освоил и сейчас с облегчением вздохнул 😂

Ну мы как обычно не отчаиваемся и переходим на наши родненькие аналоги: https://yonote.ru/ (из приятного в сервисе все на русском языке, не надо ломать голову с мыслями «куда тут жмать»)

В этой ситуации 3 варианта развития событий:

1. Как и новость с Miro, через пару дней напишут что передумали уходить

2. Как и новость с Trello, вроде ушли, но у кого-то сервис спокойно работает (просто регистрируются теперь через почту gmail)

3. Сервис реально уйдет и закроет доступ к аккаунтам

Лучше конечно подстраховаться и сделать перенос данных, дабы не проснуться один день и не обнаружить, что сервис исчез 🥲

Всем дзен 🧘‍♀️👀

У меня нет опыта работы, но я увлекаюсь фотографией, а зимой катаюсь на горных лыжах.

Всё это, конечно, здорово, но HH — это не Tinder, а профессиональная площадка 😅

Если у вас нет опыта работы, самое время на максимум использовать раздел «Обо мне», чтобы рассказать о своих навыках.

Что нужно на позиции ассистента?

— Вести календарь? Отлично, этот сервис можно изучить и написать об этом.
— Контролировать задачи? Изучите сервисы, посмотрите уроки и тоже добавьте это в «Обо мне».
— Планировать время? Изучите азы тайм-менеджмента и упомяните об этом.

Однако, этот пример не для позиции ассистента, а для позиции экономиста, и работодатель готов принять кандидата без опыта работы, но с нужными знаниями.

Но этот метод можно переложить на любую должность.

Когда мы читаем вакансию, там указано, что потребуется делать на данной позиции.

Так почему бы не написать, что вы уже умеете для этой работы? Или какие знания у вас есть?

Умение фотографировать и кататься на лыжах, к сожалению, не поможет в подсчёте цифр и ведении Excel, в случае с позицией экономиста.

Трудно принять положительное решение по кандидату, если не указано ни одного профессионального навыка для вакансии.

Поэтому вот лайфхаки, если нет опыта работы:

— Не рассчитывайте, что на новой должности вам расскажут, как пользоваться Google-календарем. Лучше заранее изучите базовые сервисы — на YouTube много материалов.

— Чтобы понять, что нужно изучить, внимательно прочитайте вакансию и выпишите самые частые требования, навыки и сервисы. Затем приступайте к их изучению.

— Удалите с HH пункт «Мои хобби» и напишите своё профессиональное представление.

И тогда, даже без опыта, вас пригласят на собеседование, а затем и на совместную работу.

Ну и ещё один лайфхак — изучите пак материалов для ассистента.

В нём есть инструкции по сервисам, советы о том, как работать ассистентом и как искать работу.

Идеальный материал для старта 🚀!

Паучье ассистентское чутье 🕷

Хочу поделиться историей, которая произошла во время подбора ассистента и его тестовой недели.

Этот кейс отлично показывает, почему так важны не только навыки, но и так называемое "ассистентское чутьё"

📍 Подбор кандидата: первый этап

После завершения собеседований, выполнения тестовых заданий и знакомства с руководителем, мы остановили свой выбор на одном из кандидатов.

Как всегда, работа началась с тестовой недели. Этот этап помогает нам и руководителю понять, насколько кандидат соответствует требованиям и сможет ли он эффективно работать с руководителем.

📍Первые задачи и неделя работы

Мы провели вводную встречу, обсудили планы, назначили первые задачи и установили время для отчетов.

Через несколько дней стало ясно:

— Отчеты по задачам не поступали.
— Задачи, похоже, так и не были начаты.
— Ассистент не проявлял никакого интереса к работе с руководителем.

На собеседованиях кандидат произвел отличное впечатление, но в реальной работе "метча" не произошло.

Мы не понимали, работает ли он вообще, потому что нас просто игнорировали.
В итоге, мы приняли решение завершить тестовую неделю и поставить замену.

📍Почему ассистентское чутьё важно?

Обсуждая ситуацию с заказчиком, мы пришли к выводу, что не хватило "ассистентского чутья".

Эта деталь проявлялась даже в таких, казалось бы, простых задачах, как покупка кресла для кабинета.

Предыдущий кандидат просто отправил ссылки на товары с Ozon, не предложив никакого удобного способа для их рассмотрения.

(почему так делать не надо, разбирала в этом посте)

Когда я спросила у руководителя, смотрел ли он эти ссылки, ответ был отрицательным — потому что просматривать их было неудобно.

Это простая, но важная деталь, которая показывает, как отсутствие внимания к мелочам может повлиять на эффективность работы.

Новый кандидат подошёл к задаче иначе. Был составлен детализированный бриф, где руководителю нужно было лишь проставить галочки по важным критериям.

По этим критериям уже и подбирался стул. Этот подход сэкономил время руководителя и ассистента.

📍Что ещё входит в ассистентское чутьё?

— Понимание, что руководитель может пропустить важную информацию, и своевременное напоминание ему об этом. Например, ссылки на Ozon потерялись в чате, и никто о них не напомнил.

— Нестандартный подход к решению задач, например, оформление вариантов так, чтобы руководитель мог за две минуты принять решение или выбрать нужный вариант.

— Оперативная реакция в рабочее время. Отвечать не через час, а в течение 5 минут, особенно на первых этапах работы, когда устанавливается контакт.

— Искреннее желание помочь руководителю с его задачами, не рассматривая работу как каторгу. Если работа воспринимается как каторга, лучше не заниматься ею вовсе.

Работа ассистента — это не просто выполнение задач.

Это внимание к деталям, умение предвидеть потребности руководителя и готовность действовать с инициативой.

Если всё это есть, работа будет приносить удовольствие, а результатом будет — радостный и спокойный руководитель, со свободным временем.

💭 Такие наблюдения, что думаете? Согласны?)

Больше таких интересных деталей в работе, собраны в Паке материалов для ассистента - посмотреть по ссылке

КАК АССИСТЕНТУ ВЕСТИ ЗАДАЧИ?

Новое видео с обзором таск-менеджера Kaiten и инструкцией по работе с задачами!)

Бонус статья к видео «Как планировать рабочий день руководителя»

Посмотреть в ВК - ссылочка

Посмотреть на Ютубе - ссылочка

Приятного просмотра 🫶

Долгое время по секретному секрету мы занимались поиском не только бизнес-ассистентов, но и других специалистов.

HR может разобраться с любой вакансией, как линейной, так и топ-позициями.

Поэтому за последний год мы поработали над поиском:

— HR BP для креативной студии Sinners
— CMO (директора по маркетингу) для химчистки №1 в России SneaknFresh
— Руководителя отдела продукта для табачной компании Fummo
(Сейчас для Fummo финалим позицию HRG)
— HRD для строительной компании Koenig Home
— Руководителя отдела контента для крупного проекта на WB

Больше всего, конечно, позиций HR и руководителей.

Часть из них — специалисты, которых компании долгое время не могли найти самостоятельно, а вторая часть — позиции, которые создавались с нуля.

Бонус в ведении новый специалистов, это то, что всегда очень интересно пообщаться с коллегами HR на собеседованиях и с руководителями разных направлений, послушать об опыте и проекте.

Пока ищешь кандидата, попутно и сам разбираешься в теме. 😁

В общем официально признаюсь, ищем не только ассистентов!

Поэтому, если вам нужна помощь с закрытием вакансии не только бизнес-ассистента, пообщаться по этому вопросу в личке -> @katyaerofeeva